Бухгалтерия · рестораны и кафе

Бухгалтерия для ресторана в США от кассы до декларации

Бухгалтерия для ресторана, кафе, пекарни или фудтрака в любом штате: переносим продажи из POS-системы в книги, считаем себестоимость еды и напитков, ведём payroll с чаевыми и готовим книги к декларации. Учёт — в QuickBooks Online или Zoho Books, пакеты от $200 в месяц.

Кому подходит бухгалтерия для ресторана

Рестораны и кафе с залом

Продажи идут через POS-систему, официанты получают чаевые, продукты закупаются у нескольких поставщиков. Сводим всё это в одни книги.

Кофейни и пекарни

Много небольших чеков за день и постоянные закупки продуктов и упаковки. Следим, чтобы себестоимость не росла незаметно для вас.

Фудтраки и кейтеринг

Продажи в разных местах, иногда в нескольких городах или штатах. Учитываем, где прошла продажа: от этого зависят правила sales tax.

Новое заведение

Только открываетесь или купили готовый бизнес. Настраиваем учёт с первого месяца, а payroll и регистрацию для sales tax — до первой зарплаты и первых продаж.

Что входит в бухгалтерию ресторана

Продажи из POS-системы

Переносим дневные итоги из POS: выручку, налог с продаж, чаевые, скидки и возвраты. Сверяем их с поступлениями на счёт, а комиссии за приём карт учитываем отдельно.

Себестоимость еды и напитков

Закупки у поставщиков относим к себестоимости (cost of goods sold) отдельно от аренды, зарплаты и прочих расходов. В отчёте Profit & Loss видно, какую долю выручки забирают продукты и напитки.

Payroll с чаевыми

Ведём payroll в QuickBooks Payroll или Gusto: зарплата и чаевые, удержания и налоги, квартальные 941, годовая 940, отчёты штата и W-2 в конце года.

Sales tax и книги к декларации

Собранный налог с продаж учитываем как долг штату, а не как выручку, и сдаём отчёты по sales tax по графику штата. К концу года книги готовы к декларации бизнеса.

Чаевые в ресторане: как их учитывать в payroll

Чаевые — доход сотрудников, но отчётность и налоги по ним ведёт работодатель. Вот правила IRS, которые действуют в 2026 году.

Отчёт о чаевых — до 10-го числа

Если за месяц у сотрудника набралось $20 чаевых и больше, он сообщает о них работодателю письменно или электронно до 10-го числа следующего месяца. Эти суммы входят в payroll.

С чаевых удерживаются налоги

Работодатель удерживает с заявленных чаевых подоходный налог и долю сотрудника в Social Security и Medicare и платит свою долю. Обязательный сервисный сбор — например, автоматический процент для большой компании — не чаевые, а обычная зарплата.

Новые строки в W-2

В W-2 за 2026 год отдельно показываются чаевые, о которых сотрудник сообщил работодателю (бокс 12, код TP), и код его профессии (бокс 14b). По этим данным сотрудник заявляет вычет по чаевым.

Вычет «no tax on tips»

С 2025 по 2028 год сотрудник может вычесть из облагаемого дохода до $25 000 чаевых в год, если его профессия есть в списке IRS. Вычет уменьшает только подоходный налог: Social Security и Medicare с чаевых платятся как раньше.

Payroll — $150 в месяц до 3 сотрудников, каждый следующий сотрудник — $20. Разовая настройка payroll — $250, регистрация работодателя в штате — $120. Все цены на payroll →

Как мы ведём бухгалтерию ресторана: 4 шага

Цена зависит от числа операций в месяц, поэтому пакет подбираем после короткого разговора о вашем заведении.

Разговор и оценка объёма

Узнаём, какая у вас POS-система, сколько счетов и карт, сколько сотрудников получают чаевые и в каких штатах вы продаёте. Называем цену до начала работы.

Настройка учёта

Подключаем банк и карты к QuickBooks Online или Zoho Books и настраиваем план счетов под ресторан: продажи еды и напитков, себестоимость, чаевые к выплате, налог с продаж. Настройка — $200.

Учёт каждый месяц

Разносим операции, сверяем банк, карты и продажи из POS и присылаем отчёт Profit & Loss. О непонятных операциях спрашиваем сразу, пока вы помните, что это было.

Закрытие года

Передаём книги на декларацию бизнеса — Schedule C, 1065 или 1120-S — и при необходимости готовим её у нас же.

Пакеты учёта: BASIC — до 75 операций в месяц, $200/мес; STANDARD — до 150, $350/мес; PREMIUM — до 250, $570/мес. Разово: настройка QuickBooks или Zoho Books — $200, восстановление учёта за прошлые месяцы — от $180 за месяц. Подписка на QuickBooks или Zoho Books в цену не входит. Все цены раздела →

Что подготовить для начала работы

Доступ к бизнес-счетам и картам — или выписки за нужный период

Доступ к POS-системе или её отчёты о продажах за день

Счета поставщиков продуктов и напитков

Список сотрудников с формами W-4 и I-9, ставки и отчёты о чаевых

Номер sales tax permit и прошлые отчёты, если они подавались

Частые вопросы о бухгалтерии для ресторана

Сколько стоит бухгалтерия для ресторана?

Зависит от числа операций в месяц: пакеты учёта стоят $200, $350 или $570 в месяц (до 75, 150 и 250 операций). Payroll считается отдельно — от $150 в месяц до 3 сотрудников. Точную цену называем после разговора о вашем заведении.

Как учитываются чаевые, оплаченные картой?

Они приходят на счёт ресторана вместе с выручкой, но принадлежат сотрудникам. В книгах это не доход, а долг перед сотрудниками, пока чаевые не выплачены через payroll. Налоги с них удерживаются так же, как с зарплаты.

Чаевые теперь не облагаются налогом?

Не совсем. С 2025 по 2028 год сотрудник может вычесть до $25 000 чаевых в год в своей декларации, если его профессия есть в списке IRS; при доходе выше $150 000 ($300 000 для совместной декларации) вычет уменьшается. Для ресторана ничего не отменяется: чаевые проходят через payroll, с них удерживаются подоходный налог, Social Security и Medicare.

Кто обязан подавать Form 8027?

Крупное заведение общепита: еду и напитки едят на месте, чаевые там обычны, и в прошлом году в обычный рабочий день у работодателя было больше 10 сотрудников. Форма подаётся раз в год, при электронной подаче — до 31 марта следующего года. Если заявленные чаевые меньше 8% выручки, работодатель распределяет разницу между сотрудниками (allocated tips). Подпадает ли под это ваш ресторан, проверим на консультации.

Можно ли вернуть часть налогов, уплаченных с чаевых?

Некоторые заведения общепита могут получить налоговый кредит на долю работодателя в Social Security и Medicare, уплаченную с части чаевых сотрудников (Form 8846). Он заявляется в декларации бизнеса — проверим, положен ли он вам, когда будем её готовить.

Нужно ли собирать sales tax с еды и напитков?

Правила зависят от штата, а иногда и от города: что облагается, по какой ставке, как быть с едой навынос и доставкой. Проверим правила вашего штата, зарегистрируем бизнес ($130) и будем сдавать отчёты: обычный — $100, нулевой — $25.

Нужна ли подписка QuickBooks или Zoho Books?

Да, учёт ведём в QuickBooks Online или Zoho Books — работаем с той программой, которая у вас уже есть. Если подписки нет, поможем выбрать и настроить: настройка QuickBooks или Zoho Books — $200. Сама подписка в цену не входит.

Учёт за прошлые месяцы не вёлся. Что делать?

Восстановим его по выпискам и отчётам POS — от $180 за месяц, а затем перейдём на ежемесячный пакет. К сезону деклараций у вас будет полный год.

Начнём с бесплатного 15-минутного интервью

Оставьте заявку — свяжемся с вами в течение рабочего дня, проведём бесплатное 15-минутное интервью и назовём стоимость.

Оставить заявку — бесплатно Позвонить: +1 (929) 340-2427