Бухгалтерия · грузоперевозки

Бухгалтерия для траковой компании и owner-operator в США

Бухгалтерия для траковой компании на русском: ведём учёт для owner-operator с одним траком и небольших компаний с водителями в любом штате. Разносим топливо, ремонт и платежи за трак, считаем прибыль по каждому траку в QuickBooks Online или Zoho Books и готовим книги к декларации. Пакеты — от $200 в месяц.

Кому подходит бухгалтерия для траковой компании

Owner-operator с одним траком

Вы сами за рулём, работаете со своим MC или по договору с перевозчиком (leased on). Ведём учёт, чтобы к концу года были готовы цифры для Schedule C или декларации LLC.

Компания с несколькими траками

Есть водители на зарплате или подрядчики на 1099. Ведём учёт по каждому траку и связываем его с payroll.

Книги к декларации не готовы

Чеки за топливо и ремонт копятся, выписки не разнесены. Начинаем с текущего месяца, а пропущенные месяцы восстанавливаем отдельно.

Непонятно, какой трак зарабатывает

Доход есть, но не видно, какой трак или маршрут приносит прибыль, а какой съедает её на ремонте и простоях.

Что входит в учёт траковой компании

Расходы по категориям отрасли

Топливо, ремонт и шины, страховка, платежи за трак, дорожные сборы, стоянки, комиссии факторинга — каждая операция идёт в свою категорию, как потом в декларации.

Доход брутто, а не «чистыми»

Если перевозчик или брокер присылает settlement с уже вычтенными топливом, страховкой и другими удержаниями, мы разносим полную сумму дохода, а каждое удержание — как расход.

Прибыль по каждому траку

В QuickBooks Online для этого есть классы (тарифы Plus и Advanced), в Zoho Books — теги отчётности и проекты. Каждый месяц видно доход и расходы по каждому траку.

Трак: кредит, lease-purchase, амортизация

Платёж по кредиту делим на проценты и погашение долга: проценты — расход бизнеса, а сам трак списывается через амортизацию. Если по договору аренды трак переходит к вам (lease-purchase), IRS не разрешает списывать платежи как аренду.

Водители на W-2 или 1099: учёт и отчётность

Кем считать водителя, решает не договор, а фактические условия работы: IRS смотрит, насколько компания контролирует, как и когда водитель работает. Если статус неясен, его можно запросить у IRS по форме SS-8.

Водители-сотрудники (W-2)

Нужен payroll: расчёт зарплаты и удержаний, форма 941 каждый квартал, 940 и W-2 раз в год. Ведём payroll в QuickBooks Payroll или Gusto — от $150 в месяц, до 3 сотрудников.

Водители-подрядчики (1099)

До первой выплаты берём у водителя форму W-9. Если за 2026 год ему выплачено $2 000 или больше, до 31 января отправляем форму 1099-NEC — $30 за форму. Без W-9 с выплат может потребоваться удерживать 24% (backup withholding).

Суточные (per diem) для водителей: пример расчёта

Owner-operator (самозанятый или владелец single-member LLC) может учитывать еду в рейсе не по чекам, а по специальной суточной ставке IRS для транспортной отрасли: $80 в день в поездках по континентальной части США (Notice 2026-60, действует с 1 октября 2026 года; такая же ставка была и годом раньше). Водителям, на которых распространяются правила DOT о часах работы (hours of service), в вычет идёт 80% этой суммы, а не обычные 50%.

ставка IRS

$80

в день в рейсе по континентальной части США для транспортной отрасли

200 полных дней в рейсе

$16 000

суточные за год: 200 × $80

80% в вычет

$12 800

вместо $8 000 при обычных 50%

Суточные считаются только за дни в рейсе вдали от вашего налогового дома (tax home); в день выезда и в день возвращения можно взять 3/4 ставки. Даты, места и цель рейсов нужно подтверждать записями. Если выбрали специальную ставку, её применяют ко всем поездкам за год.

Стоимость бухгалтерии для траковой компании

Цена зависит от числа операций в месяц и сложности учёта. Пакет подбираем после короткого разговора о вашем бизнесе.

до 75 операций/мес

$200

BASIC · owner-operator с одним траком и одним-двумя счетами

до 150 операций/мес

$350

STANDARD · несколько траков и водители на 1099; + баланс и учёт подрядчиков

до 250 операций/мес

$570

PREMIUM · + подготовка форм 1099 и напоминания о квартальных налогах

Разово: настройка QuickBooks или Zoho Books — $200, восстановление учёта — от $180 за месяц, форма 1099-NEC — $30. Payroll для водителей — от $150 в месяц. Подписка на программу в цену не входит. Все цены раздела →

Как мы ведём учёт траковой компании: 4 шага

Работаем онлайн с траковыми компаниями в любом штате. Документы передаются через защищённый клиентский портал.

Разговор о бизнесе

Сколько траков и водителей, свой MC или работа по договору с перевозчиком, какую декларацию вы подаёте. Подбираем пакет и называем цену.

Настройка программы

План счетов для грузоперевозок, классы или теги по тракам, подключение банковских счетов и карт. Если программы ещё нет, настройка — $200.

Учёт каждый месяц

Разносим операции, сверяем банк и карты, присылаем отчёт Profit & Loss — общий и по тракам.

Конец года

Закрываем год, до 31 января готовим 1099-NEC для водителей-подрядчиков и передаём книги на декларацию: Schedule C, 1065 или 1120-S.

Что подготовить

Выписки по бизнес-счетам и картам, включая топливные, — или доступ к онлайн-банку

Settlement statements от перевозчика или брокеров за период

Документы на трак: договор кредита, лизинга или lease-purchase, документы о покупке

Список водителей: формы W-9 подрядчиков или данные payroll

Частые вопросы о бухгалтерии для траковых компаний

Сколько стоит бухгалтерия для траковой компании?

Пакеты — от $200 в месяц. Цена зависит от числа операций и сложности учёта: BASIC до 75 операций в месяц — $200, STANDARD до 150 — $350, PREMIUM до 250 — $570. Пакет подбираем после короткого разговора.

Водитель на 1099 или на W-2 — как решить?

Решают фактические условия, а не договор: IRS смотрит, насколько компания контролирует, как и когда работает водитель, кто несёт расходы и насколько отношения постоянные. Если ситуация неясна, статус можно запросить у IRS по форме SS-8. Для водителей-сотрудников ведём payroll, для подрядчиков — W-9 и 1099-NEC.

Нужно ли отправлять 1099-NEC водителям-подрядчикам?

Да, если за 2026 год водителю выплачено $2 000 или больше (раньше порог был $600). Форму отправляют водителю и в IRS до 31 января следующего года. Корпорациям, в том числе LLC со статусом S-corp или C-corp, форма обычно не нужна, а платежи банковской картой или через платёжные сервисы в неё не включают — они попадают в форму 1099-K. Подготовка — $30 за форму.

Можно ли видеть прибыль по каждому траку?

Да. В QuickBooks Online для этого есть классы (тарифы Plus и Advanced), в Zoho Books — теги отчётности или проекты. Каждую операцию относим к траку, и в отчёте видно доход, топливо, ремонт и прибыль по каждому.

Как списать стоимость трака?

Через амортизацию. Для техники, купленной после 19 января 2025 года, закон One Big Beautiful Bill Act вернул 100% бонусную амортизацию: стоимость можно списать в первый год. Как выгоднее, решаем при подготовке декларации; график амортизации — $50 за актив.

Можно ли учитывать суточные (per diem)?

Да, если вы owner-operator и ездите в рейсы вдали от налогового дома (tax home). Специальная ставка IRS для транспортной отрасли — $80 в день по континентальной части США, а водителям, на которых распространяются правила DOT о часах работы, в вычет идёт 80% этой суммы. Даты и места рейсов нужно подтверждать записями.

Учёт не вёлся несколько месяцев. С чего начать?

С текущего месяца: подключаем банк и карты и ведём учёт по пакету. Пропущенные месяцы восстанавливаем по выпискам — от $180 за месяц, чтобы к декларации был полный год.

Вы работаете с траковыми компаниями из других штатов?

Да, работаем онлайн с компаниями из любого штата, на русском и английском. Документы передаются через защищённый клиентский портал, а банк и карты подключаются к программе напрямую.

Начнём с бесплатного 15-минутного интервью

Оставьте заявку — свяжемся с вами в течение рабочего дня, проведём бесплатное 15-минутное интервью и назовём стоимость.

Оставить заявку — бесплатно Позвонить: +1 (929) 340-2427